TNO Fysieke Belasting

Aan de slag met het BOK stappenplan

Stap 1: Regelen van budget, tijd en draagvlak

Budget / Financiën
Stel (samen met de verantwoordelijke binnen de organisatie) vast welk budget beschikbaar wordt gesteld om de interventie te ontwikkelen. Het helpt om een begroting te maken. Meestal drukt de aanschaf van nieuw meubilair het meeste op de kosten. Er kunnen afspraken in fases gemaakt worden; in eerste instantie kan alleen budget vrijgemaakt worden voor een verkenning op basis waarvan later verdere beslissingen mogelijk zijn. Aansluiten bij andere projecten zoals een verbouwing of verhuizing, kan mogelijk kosten besparen. Daarnaast zijn er fiscale regelingen zoals de  WKR (werkkostenregeling)die werkgevers kunnen inzetten om onbelast (binnen de vrije ruimte) aankopen en diensten aan werknemers te verschaffen. Hieronder vallen bijvoorbeeld vergoedingen van middelen voor een thuiswerkplek of het verschaffen van een fiets van de zaak.

Taakverdeling en tijd krijgen
Maak afspraken over een duidelijke rolverdeling en wie welke taken uitvoert. Zorg dat de verantwoordelijken ook de tijd krijgen om hun   taken (oa. opstellen begroting, uitzoekwerk meubilair, samenstellen interventies) uit te voeren. Daarnaast is het belangrijk dat  medewerkers binnen de organisatie tijd en ruimte krijgen (en ervaren) om na het uitrollen ook gebruik te maken van de interventie.

Management betrekken
Het is van belang dat het management of leiding in de organisatie achter het plan staat om zitten te verminderen en meer te bewegen tijdens de werkdag. Draagvlak bij management of leiding is nodig omdat zij budget kunnen vrijmaken maar ook omdat zij tijd en ruimte kunnen bieden aan medewerkers en kunnen helpen het idee uit te dragen. Langdurig zitten kan bijvoorbeeld vanuit een Risico- Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) bij het management of leiding onder de aandacht worden gebracht. Een RI&E is voor bijna alle organisaties verplicht. Een werkgever heeft de zorgplicht om het werk zo gezond en veilig mogelijk te maken. Om werknemers gezond en vitaal te houden is het van belang om bij het uitvoeren van de RI&E aandacht te besteden aan de risico’s van lang zitten en maatregelen hiertegen op te nemen in het plan van aanpak.

Een beweegbeleid, waarbij het minder zitten en meer bewegen op het werk wordt gestimuleerd, past binnen een breder vitaliteitsbeleid, waarin ook aandacht is voor bijvoorbeeld gezonde voeding en werkdruk. Om draagvlak te creëren bij het management is het belangrijk om aan te sluiten bij wat er speelt in de organisatie. Wat kan een beweegbeleid betekenen binnen thema’s zoals personeelsverloop, productiviteit, ziekteverzuim en werkplezier? Hieronder staat een voorbeeldemail aan het management om het belang van een beweeginterventie op het werk duidelijk te maken.

Download hier voor een voorbeeld email die je naar het management kan sturen

Medewerkers betrekken
Draagvlak voor de nieuwe interventie en aansluiten bij de behoefte van de medewerkers is belangrijk om de acceptatie en het gebruik van de interventie te vergroten. Daarom is het belangrijk om medewerkers vroegtijdig te betrekken bij het samenstellen en uitrollen van de interventie. Werknemers kennen de werkprocessen en eventuele knelpunten en kunnen daarom goed aangeven wat nodig is en wat wel of niet werkt om meer te bewegen en minder te zitten op de werkvloer.

Projectgroep samenstellen
Welke werknemers (en wie vanuit management) nemen graag verantwoordelijkheid, kunnen een voorbeeldfunctie hebben of de interventie vooraf testen? Zorg voor een goede afspiegeling van medewerkers waarbij zowel de enthousiaste als de minder enthousiaste medewerkers betrokken worden. Als mensen al bekend zijn met het onderwerp en het belangrijk vinden om aan hun gezondheid te werken, dan zullen ze eerder enthousiast zijn. Een projectgroep bestaat uit 3 tot 10 leden. Bepaal de verantwoordelijkheden van alle groepsleden en betrek de projectgroep bij belangrijke stappen en beslismomenten zoals: Doel opstellen(stap 2), interventie samenstellen (stap 3a-c), uitrollen (stap 4) en evalueren en bij sturen (stap 5). Door de betrokkenheid van deze medewerkers bij het project, worden ze vanzelf ambassadeurs en kunnen zij een rol spelen in het informeren en motiveren van collega’s (zie ook stap 4). Betrek de projectgroep ook bij het in kaart brengen van hoeveel wordt gezeten en welke oplossingen werknemers zien.

Zittijd en behoeftes uitvragen
Behoeftes uitvragen kan op verschillende manieren. De informatie kan binnen de projectgroep worden uitgevraagd. Er kan ook een (korte) vragenlijst worden rondgestuurd, bijvoorbeeld aansluitend op of als onderdeel van een medewerkerstevredenheid onderzoek (MTO), de RI&E of een preventief medisch onderzoek (PMO). In het algemeen wil je weten hoeveel er wordt gezeten en welke oplossingen werknemers zelf zien om minder te zitten en meer te bewegen.

Download hier de vragenlijst over zittijd en behoefte aan beweeginterventies

Stap 2: Doel opstellen

Het doel van een project om minder te zitten en meer te bewegen op het werk gaat eigenlijk over het veranderen van gedrag. Gedrag veranderen is uitdagend en vraagt om geduld en doorzettingsvermogen. Het gaat erom ingesleten patronen van veel zitten tijdens het werk te doorbreken en om te buigen naar meer bewegen.

Een duidelijk en meetbaar doel stellen, helpt om de juiste ingrediënten voor de interventie te kiezen (stap 3) om dat doel te bereiken en zo het gedrag van medewerkers te veranderen. Betrek bij voorkeur de projectgroep bij het opstellen van het doel. Een duidelijk en meetbaar doel is bijvoorbeeld:

  • werknemers nemen vaker de trap
  • werknemers zitten een uur minder per werkdag
  • werknemers zetten 2000 stappen per dag meer
  • meer werknemers gaan op de fiets naar het werk
  • werknemers voelen zich energieker en/of gezonder

De doelen meten kan met vragenlijsten bijvoorbeeld als onderdeel van MTO’s, RI&E’s of PMO’s (zie ook vragenlijst over zittijd en behoefte aan beweeginterventies) of stappentellers. Maar het kan ook rechtstreeks aan medewerkers gevraagd worden, bijvoorbeeld tijdens teambijeenkomsten.

Het meten van het behalen van het doel is niet verplicht. Ook zonder metingen is het belangrijk om een (beweeg- of gedrags-)doel op te stellen omdat dit helpt bij het kiezen van de juiste actieve ingrediënten om minder te zitten en meer te bewegen.

Stap 3: Ingrediënten kiezen

 

Er zijn drie typen maatregelen om minder zitten en meer bewegen op kantoor te stimuleren. Dit zijn:

a omgeving aanpassen
b anders organiseren van werk
c persoonlijke aanpassingen

Een combinatie van meerdere typen maatregelen werkt het beste.

Gebruik zo veel mogelijk ingrediënten

Om de effectiviteit van een interventie te vergroten is het belangrijk om zo veel mogelijk ingrediënten op te nemen in je interventie. Kies per type maatregel de ingrediënten die bij jouw organisatie en bij het gestelde doel (stap 2) passen en betrek de projectgroep bij je keuzes. Sommige ingrediënten hebben meer impact dan andere of moeten gecombineerd worden met informatie naar medewerkers over juist gebruik.Vraag medewerkers hoe ze geïnformeerd willen worden en ga na welke methode in het verleden succesvol was.

Kantoor en omgeving

  • Zit-stabureaus & desk bikes: stimuleer afwisseling tussen zitten en bewegen door ergonomische vergader- en werkplekken aan te bieden, zoals zit-stabureaus en desk bikes of stawerkplekken waar kort vergaderd kan worden. Gebruik reminders (en varieer in vorm en boodschap) om werknemers eraan te herinneren gebruik te maken van de werkplekken, bijvoorbeeld door stickers of tafelbanners. Download hier een instructie voor het instellen van de kantoorwerkplek, inclusief gebruik van zit-stabureau
    Let op: afwisseling is belangrijk, dus stimuleer regelmatige onderbrekingen van zitten met lichte activiteit en beperk staan tot maximaal 1 uur aaneengesloten en niet meer dan 4 uur per dag.
  • Visual cues & posters: maak bewegingsmogelijkheden en -tips zichtbaar door posters met eenvoudige oefeningen te plaatsen en downloads met beweegtips aan te bieden. Plaats bijvoorbeeld inspirerende posters en motivatieslogans in trappenhuizen om medewerkers te stimuleren de trap te nemen in plaats van de lift.
    Download hier het format, je hoeft alleen het bedrijfslogo toe te voegen
  • Sportfaciliteiten: bied een ruimte met basisfitnessapparatuur, zoals gewichten, yoga matjes of een fietsergometer, zodat medewerkers kunnen bewegen tijdens de werkdag.
  • Goede faciliteiten: stimuleer actief woon-werkverkeer door het aanbieden van goede faciliteiten op locatie zoals een ruime, veilige fietsenstalling met voldoende oplaadpunten voor e-bikes; douches en omkleedruimtes; kluisjes.

Tijdens het werk

  • Taakroulatie: Zorg voor voldoende afwisseling in taken om gevarieerde werkhoudingen en beweging te stimuleren en statische houdingen te vermijden.
  • 50 min meetings: Plan vergaderingen standaard op 50 minuten in plaats van 60 (of 25 in plaats van 30) om tijd over te houden voor beweging en een korte pauze. Stel dit eenvoudig in via de Outlook-agenda. Zo doe je dat voor Microsoft & Google.
  • “Vergaderprotocol” voor actieve vergaderingen: Introduceer richtlijnen voor actieve vergaderingen (zoals staand vergaderen of plan korte beweegmomenten in tijdens lange meetings.
  • Wandelvergaderingen: Vervang reguliere vergaderingen door wandelvergaderingen met elkaar of waarbij deelnemers met oortjes in telefonisch overleggen terwijl ze bewegen. Het is ook mogelijk om als vergaderlocatie “wandelroute 1” toe te voegen. De wandelroute kan dan rondom de werklocatie worden uitgezet, of er kan een bestaande route worden gebruikt. Zie ook de Weetings-website met routes en tips voor wandelend vergaderen

Tussen het werk door

  • Organiseren van workshops: Bied workshops aan over de voordelen van minder zitten en meer bewegen, met praktische tips voor toepassing tijdens de werkdag.
    Lees hier een praktijkvoorbeeld over workshops
  • Activiteiten en challenges in groepsverband: Organiseer toegankelijke activiteiten en challenges zoals gezamenlijke wandelingen of yogasessies of traploop of stappen challenges om medewerkers op een laagdrempelige manier te stimuleren om meer te bewegen. Misschien zijn er collega’s die het leuk vinden om een beweegklas te verzorgen voor, tijdens of na het werk. Download hier een overzicht van activiteiten die je (kort) tijdens het werk met collega’s kunt doen
  • Wandelbare lunches aanbieden: Stimuleer beweging tijdens de lunchpauze door medewerkers te motiveren om lopend te lunchen. Het aanbieden van bijvoorbeeld lunchzakjes kan daarbij helpen.

Tijdens woon-werkverkeer

  • Eigen beweegplan / 1-op-1 sessies met bedrijfsfysio of coach: Geef medewerkers de gelegenheid om samen met een fysiotherapeut of coach een persoonlijk beweegplan opstellen, afgestemd op hun werk- en beweegpatroon.
  • Persoonlijke beweegdoelen stellen: Laat medewerkers (samen met een coach) een haalbaar doel stellen, zoals elk uur even opstaan, dagelijks 8.000 stappen zetten of de trap nemen in plaats van de lift.
  • Gebruik maken van pauzesoftware of bewegingsreminders: Stimuleer medewerkers om herinneringen op hun telefoon, smartwatch of computer in te stellen om regelmatig van houding te wisselen of even te bewegen.
  • Ergonomische werkplek instellen: Zorg voor een juiste afstelling van bureaustoel, bureau en schermhoogte voor alle medewerkers en dat zij zelf weten hoe zij dit in stellen. Neem in de voorlichting ook het gebruik en instellen van een zit/sta-bureau mee en het belang van regelmatig afwisselen van houding.
  • Werknemers tool: Medewerkers kunnen zelf de TNO checklist minder zitten en meer bewegen invullen, hierdoor worden ze bewust van hun eigen zit- en beweeggedrag en krijgen ze veel handige tips.
  • Regeling om sporten te stimuleren: Stimuleer sporten met financiële ondersteuning, zoals korting op sportabonnementen,
    een sportbudget of bedrijfsfitness.
  • Online platform: zet een online platform op waar medewerkers belangrijke informatie over vitaliteit en bewegen op de werkvloer
    kunnen terugvinden.
    Check hier een praktijkvoorbeeld over een vitaliteitplatform

Stap 4: Interventie uitrollen

 

Samenbrengen ingrediënten tot één interventie

Als de ingrediënten voor de interventie zijn gekozen, kan de interventie worden samen gesteld en uitgerold. Hierbij is het informeren en motiveren van medewerkers belangrijk, zodat zij op de hoogte zijn van de interventie en ook gebruik gaan maken van alle ingrediënten die worden aangeboden. Een belangrijke stap in het motiveren gebruik te maken van de interventie is andere collega’s het zien doen. Samen wordt het leuker.

Om minder zitten en meer bewegen op de werkvloer te stimuleren, is het niet genoeg om alleen de omgeving aan te passen of werkprocessen te herstructureren. Medewerkers moeten zich ook bewust zijn van het belang van beweging en gemotiveerd worden om hun gedrag aan te passen. Door structurele bewustwording en stimulans ontstaat een werkcultuur waarin bewegen tijdens het werk de norm is. Dit vraagt om gerichte communicatie en ondersteuning, zoals regelmatige aandacht voor het thema en aangeboden interventieonderdelen in nieuwsbrieven en teamoverleggen.

Voorbeeld functie management
Het blijkt dat medewerkers vaak denken dat ze minder productief zijn als ze vaker achter een hun bureau vandaan komen en dat het management daar niet blij mee is. Uit onderzoek blijk echter dat meerdere kortere pauzes nemen om even te bewegen geen negatief effect heeft op de productiviteit. Het management heeft een belangrijke taak om het goede voorbeeld te geven en medewerkers te stimuleren, zodat medewerkers zich hun op gemak voelen om het ook te doen.

Download hier een overzicht met handige tips die jij als leidinggevende kunt gebruiken

Aanstellen van healthchampions / ambassadeurs
Enthousiaste collega’s die al gezond bezig zijn en veel bewegen op een dag kun je ook als voorbeeld benoemen. Dit kunnen ook leden uit de projectgroep zijn (zie stap 1).

Stimuleer het samen doen
Door activiteiten samen te doen, wordt het ook makkelijker en leuker: neem samen de trap, doe samen mee aan de workshop of ga samen lunchwandelen. Stimuleer het samen doen en neem dit mee in de communicatie.

Bij het uitrollen van de interventie is een goede planning van belang. Wanneer en waarmee begint de interventie? Zijn er andere (interne) campagnes, zoals een vitaliteitsweek, waarbij kan worden aangesloten? Wanneer worden onderdelen van de interventie uitgerold en hoe kunnen deze het beste op elkaar worden afgestemd? Een verbouwing of verhuizing kunnen een aanleiding zijn geweest om het kantoor beweegvriendelijker te maken en kunnen zorgen voor ‘momentum’.

Aandachtspunten bij de planning en logistiek van het uitrollen van interventie zijn:

  • Aanschaf middelen: houd rekening met tijd om offertes op te vragen en met de levertijd van meubilair.
  • Organisatie van werk aanpassen: beleg concrete acties bij concrete personen. Het is goed dat (beweeg)beleid op papier komt, maar zorg er ook voor dat aanpassingen in de werkorganisatie daadwerkelijk in de praktijk worden doorgevoerd.
  • Plan de momenten waarop uitvoerders van de interventie, zoals trainers, coaches of managers, ingezet worden. Denk hierbij aan:
  1. een logische volgorde waarin informatie wordt aangeboden: moeten eerst leidinggevenden geïnformeerd worden of moet er juist met individuele coaching worden gestart?
  2. hoe intensief het programma moet zijn: bijvoorbeeld het aantal sessies of activiteiten, of de duur van een sessie of workshop;
  3. het betrokken houden van medewerkers, ook tijdens het uitrollen van de interventie.
  4. informeren en motiveren zijn belangrijke onderdelen van het uitrollen van interventie en kunnen ook gepland en belegd worden.

’Borging’ van de interventie is belangrijk om te zorgen dat het effect blijvend onderdeel uitmaakt van de organisatiecultuur.

Kijk bijvoorbeeld naar onderstaande stellingen, klopt dit voor de interventie in jouw organisatie?

  • Sleutelfiguren in de organisatie geven het goede voorbeeld als het gaat om minder zitten en meer bewegen
  • Minder zitten en meer bewegen komt terug als regulier agendapunt bij werkbesprekingen.
  • Bestuur en/of management voelt zich betrokken bij de interventie om meer te bewegen en minder te zitten
  • Medewerkers blijven regelmatig op de hoogte van hoe het gaat met de actieve ingrediënten om minder te zitten en meer te bewegen.
  • De beoogde doelen (stap 2) worden gemeten en resultaten worden gedeeld.
  • Nieuwe medewerkers krijgen informatie en scholing in hoe de organisatie minder zitten en meer bewegen in de praktijk brengt.
  • Er blijft iemand eigenaar van de interventie.
  • We doen af en toe een (ludieke) opfrisactie.
  • We vieren onze successen.

Stap 5: Evalueren

Evalueer of met het invoeren van de interventie het gewenste doel bereikt is en of het invoeren goed is gegaan. De interventie is succesvol als…

…het doel uit stap 2 wordt behaald (bijvoorbeeld: medewerkers zetten 2000 stappen extra per dag; medewerkers zitten minder; meer werknemers gaan op de fiets naar het werk; medewerkers zijn tevreden over de interventie)
…de interventie de doelgroep bereikt (bijvoorbeeld: medewerkers maken gebruik van beschikbaar meubilair; medewerkers organiseren hun overleggen korter of wandelend; medewerkers zijn op de hoogte van voordelen van meer bewegen)

Een interventie is goed uitgevoerd als…

…de interventie wordt uitgevoerd en uitgerold zoals bedoeld (betrokkenen en medewerkers zijn tevreden over de actieve ingrediënten en hoe de interventies zijn uitgerold).

Over het meten van de doelen wordt ingegaan in stap 2. Het meten kan ook onderdeel zijn van de interventie, bijvoorbeeld door gebruik te maken van stappentellers of door een motiverend (groeps)interview te houden over de nut en het doel van de interventie.

Niet alleen achteraf, maar ook tijdens het uitrollen kan je al evalueren en bijsturen. Vraag bijvoorbeeld de ambassadeurs wat ze nodig hebben om mensen beter te informeren en enthousiasmeren.

Blijf regelmatig evalueren, bijvoorbeeld tijdens of nadat er aandacht is geweest of  na een ‘opfris moment’. Zo blijft de aandacht voor het onderwerp geborgd en blijft het onderdeel van de bedrijfscultuur.